各单位、全体教职工：
为优化办公资源配置，提高会议室使用效率，现决定对花江校区办公大楼、会议中心会议室实行线上统一预约共享使用。现将相关事宜通知如下：
一、预约适用范围
本次纳入线上预约共享的会议室为花江校区办公楼322室等9间会议室，后续所有公务会议、部门研讨、工作交流等各类室内会议活动使用以上会议室的，须按照本通知要求进行线上预约使用。
二、预约使用流程
1.教职工登录智慧校园搜索“会议室预约（办公大楼、会议中心）”，点击进入预约系统；
2.在预约系统中选择对应会议室、预约使用日期及具体时段，发起预约申请；
3.预约审核通过后，系统将推送审核信息至预约人员手机；
4.安装指纹锁的会议室，凭系统下发的指纹锁密码开门进入；安装机械锁的会议室，由会议室管理部门工作人员开门进入。
三、使用管理规定
1.以上9间会议室原则上仅接受线上预约使用，不接受线下登记、电话预约等线下预约方式，未完成线上预约的，不得擅自使用会议室。
2.预约人员需根据实际需求合理预约时段，杜绝占用、虚假预约、超时使用等行为。若预约后无需使用，需及时在系统取消预约，避免资源浪费。
3.遵守预约时段使用，不提前入场、超时占用，若因特殊情况需延长使用时间，需重新进行线上预约，审核通过后方可继续使用。
4.使用期间爱护会议室桌椅、影音等公共设施，保持室内环境卫生整洁，会议结束后关闭仪器设备、门窗、电器等。
特此通知。
附件：线上预约共享使用的9间会议室情况明细表
国有资产管理处
2026年6月15日
