各单位、各部门： 

       为加强学校的档案管理，确保档案齐全、完整，更好地服务于学校中心工作，现就学校2025年度各类档案材料归档工作有关事项通知如下：

          一、归档范围 

       （一）各单位、各部门在2025年度工作中直接产生的，能反映学校工作面貌且具有查考作用的文件材料（包括纸质材料、电子文件材料、照片、视频等），应向学校档案馆综合档案科移交。 

       （二）各单位、各部门在教学、科研和管理活动中获厅级以上奖励的证书、奖牌、奖杯、锦旗，机构变更或撤销后的印章，校际交流中互赠的纪念品、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品等实物档案应向档案馆文物管理室移交。

       （三）有关主题教育、乡村振兴、党代会，教学评估等重要活动的文件材料收集（包括纸质材料、电子文件材料、照片、视频、实物等），应向学校档案馆综合档案科和文物管理室移交。 

          二、归档时间 

        （一）根据自治区档案局档案工作检查进度要求，学校档案馆需在今年10月底前完成全校档案归档任务。各单位、各部门兼职档案员应在3月底前向档案馆移交上一年度的归档文件材料。 

       （二）各单位、各部门的实物档案应在产生后一个月内完成移交。 

       （三）各相关教学单位应届毕业生合影照（含电子版）应在当年的6月底前完成移交。

           三、归档要求 

       （一）各单位、各部门档案工作负责人应支持并督促兼职档案员做好档案材料的收集和整理，确保归档工作顺利完成。

       （二）各类归档材料均须原件（红头、红章）。确需复印件归档的，必须加盖归档单位公章。上级来文只需移交学校OA系统以外收到的原件。各单位、各部门以学校名义发布的文件由党政办公室秘书科统一归档，不必重复移交。 

       （三）各单位、各部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的照片、视频等声像档案，经整理后刻录光盘并附上相关事件背景信息后移交。 

       （四）毕业生合影照须注明届、院、专业、班级等信息并附上师生名单。 

      （五）各单位、各部门职能活动形成的、收集征集得到的具有重大保存利用价值的实物档案，须标明相关背景信息等。

      （六）归档移交时须填写好归档移交目录表（一式两份），以作移交凭证，一份由归档单位或部门留存备查，一份交档案馆。归档移交目录表（见附件2）。

        其他未尽事宜，请联系档案馆综合档案科（会议中心102室），联系方式：0773-2291362；档案馆文物管理室（会议中心103），联系方式：0773-2315078。    

                                                                                          桂林电子科技大学档案馆

                                                                                              2026年3月 6日