桂林电子科技大学综合档案查借阅办法

 为更好地发挥我校档案在教学、科研等各项工作中的作用，提高档案的利用率，保证档案的安全，特制定本办法。
       一、凡本校教职工，因工作需要查阅职能范围内的档案，可直接到档案馆查阅，并办理借阅手续。
       二、凡校内各单位查阅和复制非本部门主管业务范围内档案材料，由本单位负责人签署意见，注明查阅复印目的，经形成档案单位领导同意方可办理。

  三、查阅重要档案须填写《查阅重要档案申请表》，经相关领导批准后，方可查阅。查阅（听）学校党政会议的记录、纪要、录音等，须经党政办公室主任审核，党政主要领导批准后方可查阅（听）。如查阅内容涉及审批人的，由档案馆和查阅单位分管校领导审批。科研项目档案中原始数据部分的资料，本课题研究人员可凭工作证查阅。非本课题的研究人员特殊情况需查阅该资料的，须经形成该档案的课题组负责人和校科研部门领导同意方可办理查阅手续。

  四、外单位人员来校查阅档案必须持单位介绍信，注明查阅目的、档案内容、查阅人姓名、职别等情况，查阅科研、教学、财会等档案还须经职能部门领导同意。上述档案一律不借出校外。

  五、查阅各类档案，一律在档案室内阅览。确需借出时，经相关领导同意后，需填写《档案借阅单》。密级或内部事项档案和有专利权的档案，概不借出。仅有一套原件的永久保存的档案原则上不外借。

  六、凡查阅密级档案，除形成档案单位人员外，其他人员须经形成该档案的部门负责人或课题组负责人和学校保密部门领导同意后，方可办理查阅手续，且查阅人必须承担保密责任。

  七、密级档案原则上不准复制，确须复制由学校保密部门批准。

  八、档案查、借、归还时，由利用者和档案部门共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记，借出档案要从严掌握，要定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅。如果发现档案损坏或丢失，根据有关规定，区别不同情况，严肃处理。

  九、学生查阅本人相关档案，须凭本人身份证和学生证或毕业证方可办理。

  十、归还档案须经档案人员检查后，按规定办理归还手续，并将档案及时归位。

  十一、调出、出国及离退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有档案部门签字，人事部门不予办理调离手续。